למה לנהל זמן בכלל? - כי זמן זה המשאב הכי חשוב שלכם. נקודה!. זמן הוא דבר שהולך ולא חוזר. בזבזתם אותו והוא הלך לתמיד. אי אפשר לעצור את הזמן, אי אפשר לקחת הלוואה של זמן מהבנק ואי אפשר לתפוס אותו ולאכסן אותו בכספת.

מי שיודע לנהל את זמנו, ככל הנראה יהיה אדם יותר מוצלח בחייו האישיים או העסקים (מאמין שתבינו זאת למה כשתמשיכו לקרוא).

את המאמר הזה חילקתי לחלקים, כל חלק הוא רמה אחרת של ניהול זמן. מכוון שיש לתרגל ניהול זמן וזה מגיע ברמות. מומלץ להתחיל ברמה הראשונה ולעבוד איתה ביומיום ולאחר שהצלחתם להשריש אותה במהלך היומיום שלכם, אז לעבור לרמה הבאה. ממש כמו כושר, אי אפשר על ההתחלה להרים משקל כבד מאוד, זה לא ילך.. כמובן שיש כאלו שכבר מיומנים וכאלו שקצת פחות, תרגישו חופשי לקפוץ בין הרמות ולבחון מה מתאים לכם, זה גם כמובן תלוי בעשייה שלכם (עסוקים מאוד או עסוקים פחות). לסיום ממתין לכם מקבץ קישורים לכלים שמייעלים את תהליך ניהול הזמן. בהצלחה.

 

כמה נקודות בסיסיות חשובות

ניהול זמן בא לידי ביטוי בלקיחת אחריות על משימה וזמן ביצועה. אם אתם טובים בניהול זמן, כנראה שתוכלו לקחת משימות רבות יותר וכן לבצעם בזמן. ניהול זמן יסייע לכם בכל מישורי החיים בין אם מדובר ביצירת זמן פנוי, הצלחה בלימודים כתוצאה מניהול נכון של זמן למידה ועמידה ביעדיי ההגשה, הצלחה בעבודה וסיוע בקידומכם עקב הצטיינותכם מייזמים אישיים כעצמאיים ועוד.. בגלל שמדובר במשימות, כדאי שהבין מה זה משימה, והיא: פעולה שיש לה התחלה, שינוי וסיום. "מזתומרת?" אסביר...

לדוגמה: החלטתם להזיז אבן מנקודה X לנקודה Y.... בפעולה הזו התרחשו 3 פעולות:

1. התחלה - ברגע שהחלטתם ותפסתם את האבן
2. שינוי - כל משך התזוזה עד לנקודה Y.
3. סיום - הרגע שהעזבתם את האבן.

עכשיו אחרי שהבנו מה זה פעולה\משימה אנחנו יכולים להוסיף את האלמנט החשוב הנוסף והוא: זמן. צריך להגדיר מה הזמן שאתם מקדישים למשימה זו, מה הדדליין או מהי התדירות של המשימה (יש משימות חד פעמיות, כאלו שהם פעם בשבוע או פעם ביום). עכשיו כל מה שנותר זה לאמץ כמה כלים חשובים לעבודה עם משימות

כלים חשובים לניהול זמן

1. יומן פיזי! - חשוב מאוד!
2. יומן בטלפון
3. יומן במחשב שמסונכרן עם הטלפון.
4. פנקס כיס - לא חובה.

 

ניהול זמן למתחילים

אם זו הפעם הראשונה שאתם שומעים על ניהול זמן ועוד לא ניסיתם שיטה כלשהי זו הרמה שאתם צריכים להתחיל בה. כל מה שצריך לעשות, זו משימה אחת פשוטה והיא נקראת "רשימות". ברמה זו נדבר על 2 רשימות בלבד.

1. רשימה שבועית - רשימה זו מתבצעת פעם בשבוע (משימה בתדירות שבועית!). עדיף במוצש או בשישי. ברשימה זו תרשמו את כל המשימות שאתם צריכים\רוצים לעשות בשבוע הקרוב. את הרשימה נרשום בדף חיצוני (לא ביומן). לאחר שרשמתם את כל המשימות יש לתת לכל משימה תעדוף (לרוב נובע מדחיפות, מה שיותר דחוף מקבל עדיפות). התעדוף יכול להיות באחריותכם, או בידי הבוס שלכם, במידה ולא קיבלתם תעדוף למשימה יש לשאול את הממונה עליכם, או לתת עדיפות למשימה בהתאם לרמת החשיבות מבין החשיבות של המשימות האחרות שמוטלות עליכם.
2. משימות יומיות - עכשיו שיש לנו את הרשמי השבועית, נוכל להציב אותם ביומן לפי רמות התעדוף שהגדרנו. אבל לפני שנעשה את זה, נפרק את המשימות. ונתחום אותם בזמן ודדליין. כלומר, אם רשמנו משימה כמו: "פיתוח האתר של הלקוח אבי". יהיה עלינו לפרק את המשימות לתתי-משימות. לדוגמה:

פיתוח האתר של אבי:

1. עיצוב האתר - 6 שעות עבודה.
2. קידוד האתר - 14 שעות עבודה.
3. פיתוח המערכת והלבשת העיצוב המקודד - 12 שעות.
4. בדיקות ותיקונים לפני שליחה ללקוח - 4 שעות .

דדליין לפרוייקט: 6 ימים (אפשר ואף רצוי להגדיר גם דדליין לכל משימה ולא רק רמה זמן כל משימה דורשת)

עכשיו עם הנתונים הללו יהיה לנו היכולת לסדר על גבי היומן, אילו תתי-משימות לבצע ומתי יש לבצע.

טיפ נוסף: בכל יום הייתי ממליץ לאמץ שגרה של פתיחת היומן על הבוקר, וכתיבת כל המשימות היומיות עם התעדוף והשעות בפתק חיצוני וגם בסטיקי נוטס של הווינדואוס.

דוגמה אישית: (אני רושם גם כמה זמן אני מקדיש לכל משימה ועד איזה שעה אני מצפה מעצמי לסיים אותה)

לסיכום, קיבלנו 2 רשימות. אחת שבועית שיש לעשות כל סוף שבוע, ורשימה יומית שהיא נגזרת של הרשימה השבועית. זה פשוט וקל. תתחילו עם זה וכבר תראו איך החיים יותר מסודרים. אחרי זה תעברו לרמות הבאות, בהתאם לפעילות שלכם כמובן.

 

 

ניהול זמן למתקדמים

לנהל זמן בצורה מתקדמת דורש גם אופי עבודה מתקדם. למשל מנהלים או יזמים שעסוקים עם כלכך הרבה דברים שונים ביומיום, חייבים לדעת כיצד לנהל את הזמן שלהם כמו מקצוענים. כך שגם יהיה להם זמן לחייהם הפרטיים כי אחרת הם עלולים למצוא עצמם עובדים מהבוקר עד הלילה... כמו כן אתם וודאי עובדים עם עוד אנשים (הצוות שלכם)  וצריכים לדאוג שהם מבצעים את המשימות שלהם בזמן, אחרת גם המשימות שלכם עלולות להתעכב. אם משימה אחת מתעכבת זה עלול לשבש את כל הלו"ז ואנחנו ממש לא רוצים שזה יקרה!

אוקי אז מה עושים? הנה כמה דברים שעליכם לעשות על מנת לנהל את הזמן שלכם כמו שצריך:

1. דדליין בתוספת מרווח זמן - במידה ויש לכם משימה לעשות ויכול להיות שהיא תלויה בעוד אדם אחד לפחות, יהיה עליכם לקחת מרווח זמן של לפחות 30% (אם האדם אמר שזה יקח לו 3 ימי עבודה אז לקחת בחשבון 4 ימי עבודה).  בכך יצרתם לעצמכם יתרון שמאפשר לכם לסיים את המשימה לפני מועד ההגשה (אין בוס או לקוח יותר מרוצה מלסיים עבודה לפני מועד ההגשה), ועוד יתרון ענק הוא שיש לכם זמן לטפל בבלתמי"ם (רשאי תיבות של "בלתי מתוכנן").
2. טיפול בבלתמי"ם - אנחנו יכולים לנהל לוז מושלם, לרשום ביומן בדיוק באיזה שעה נגיע למשרד ובאיזה שניה נאכל את ארוחת הצהריים. אבל בחיים האמיתיים זה לא עובד ככה. החיים דינאמים מאוד ומשנים לנו את התנאים מדי רגע, לכן אנחנו צריכים להיות ערוכים לכך ולמצוא את השיטה להתמודד עם מצבים אלו. לכן במשימות שאנו מגדירים בלו"ז תמיד נדאג להוסיף מרווח זמן של לפחות 30%. אם מדובר במשימות קצרות ופשוטות אז נקח בחשבון 30% . אם מדובר במשימות גדולות וארוכות טווח ניקח גם 100% (סיכוי גבוהה יותר שיהיו עכובים רבים יותר על פני טווח זמן גדול יותר). גם אם לקחתם בחשבון את אקסטרא הזמן זה לא אומר שיש לכם זמן פנוי. ממש לא, זה עלול להתמלא לכם כי יש משימות שנכנסות תוך כדאי היומיום שלכם למרות שסידרתם אותו מאוד יפה ומסודר (זכרו, החיים דינאמים וצריכים להיות ערוכים לשינויים). אם פתאום לקוח מבקש משהו דחוף או נכנסה משימה חדשה שהיא "לא סובלת דיחוי". כמובן שיש לבחון אותה היטב עם האחראי שלכם(או עם עצמכם במידה ואתם עצמאיים) ולוודא כי היא אכן יותר חשובה \דחופה ממשימות אחרות. אם היא לא עולה על תעדוף כלשהו, נכניס אותה לרשימת המשימות כמשימה חדשה.
3. בקרה על משימות הצוות -  אם אתם מנהלים צוות או תלויים בסיום משימות של אחרים, חשוב שתדעו מה קורה עם המשימות שלהם בכל רגע. לשם כך מומלץ לעבוד עם מנהל משימות משותף כגון Trello או Asana וכו..(יש עוד הרבה. לי יצא לעבוד עם שתי אלו והם יעילות מאוד). התוכנות הללו מאפשרות לכם לראות אילו משימות כל אחד עושה ובאיזה תעדוף נמצאת כל משימה. במידה ואתם לא רואים התקדמות תוך המשימה או האחד אנשי הצוות אומר לכם "אני עדיין מעצב את האפליקציה..." אז שיפרק את המשימות ליותר קטנות כמו "עיצוב אפליקציה - מסך ראשי, מסך התחברות, מסך הרשמה...") ואז בתוכנת מנהל המשימות תוכלו לראות מה בוצע ומה נשאר לבצע. בהתאם להתקדמות זו , תוכלו להמשיך ולנהל את המשימות שלכם. חשוב לציין כי מנהל טוב יודע לנהל את זמנו ואז זמני הצוות כיחידה אחת. כלומר, מנהל שלא יודע לעשות זאת, ימצא את עצמו עושה את המשימות של אנשי הצוות ובסוף יקרוס תחת לחץ. מנהל טוב יודע מה יכולת העשייה שיש לכל עובד ובהתאם לזה יודע להציב משימות כך שפס הייצור יתקדם ללא עכובים ושיבושי לו"זים של שאר אנשי הצוות.
4. טיפול בגנבי זמן - גנבי זמן יכולים להיות כל אחד, הבוס שלך, לקוח מסוים, אחד העובדים, העורך דין שלך, הרואה חשבון, השכנים, החברים וכו.. צריך לשים לב לכך ולטפל בכך. איך נשים לב? דיי פשוט, אם אתם יושבים לידו שיחות ארוכות(ואפילו נהנים ומרגישים כאילו נכנסם עכשיו לאיזה שיחת חולין) ולא מתקדמים לעבר המטרה, זהו גנב זמן. יש להיות יותר נחרץ עם אנשים כאלו, לשים להם גבולות ולהתקדם הלאה. אם מדובר באחד העובדים, יש לאתר זאת ולטפל בזה במהירות האפשרית. אם ישנו עובד שכמעט תמיד מתווכח ולא מסכים ומתוך כך מתקשה להבין ולקבל את המשימה. הוא בהחלט גונב זמן. לרוב יגזול את זמנו אך בתוך צוות זה יורגש אצל כל אחד ואחד.
5. סירוב למשימות - מותר לסרב למשימות! אפילו מומלץ. ישנם אנשים שמאוד קשה להם לסרב ואז הם מסכימים לעוד משימה למרות שהם יודעים כי אם לא יוכלו לעמוד בזמניה. בכל מקרה, אל תקחו משימות לא מציאותיות, לא משימות שקשורות למחלקה אחרת או שמישהו אחר אמור לבצעם, או משימות שעלולות לשבש לכם את הלו"ז כי גם ככה הוא מלא לשבועיים הקרובים.
6. זמן לנשום אוויר -  חשוב מאוד לקחת פסקי זמן קצרים,  5 דקות, 10 דקות ו15 דקות להתרעננות. להתנתק רגע ולאסוף אנרגיות לפני שתצללו למשימה הבאה. נצלו זאת לשיחה נחמדה עם החבר או החברה (אשה או בעל כל אחד בסטטוס שלו).
7. להעביר משימות לדרג גבוהה - באפשרותכם גם לבקש מהממונה שלכם או משותפיכם לטפל במשימות מסויימות במידה ואתם רואים שלא תעמדו ביעד. הם יעריכו את זה כל עוד זה לא יהיה באופן שיטתי.

 

 

ניהול זמן הדור הבא

הכותרת לא כלכך מוצלחת אבל לא היה לי רעיון אחר.. בכל מקרה בחלק הזה ארשום מספר טיפים שהם לקפדניים בלבד. מה שנקרא לרדת לדקויות שבניהול זמן.

1. סייקלים - בתחילת הכתבה דיברנו על פעולה שמחולקת ל3 חלקים. (התחלה שינוי וסיום). כל תהליך כזה נראה סייקל. אחד הגורמים המשפיעים ביותר על החשיבה שלנו על היכולת שלנו להתרכז היא סייקלים פתוחים. סייקל פתוח הינו תחילה של פעולה שלא סויימה. זה יכול להיות בכל מישורי החיים. לדוגמה: התחלתם לקרוא ספר ולא סיימתם אותו. זהו סייקל פתוח. הסייקל הזה מעמיס על החשיבה שלכם בין אם תאמינו או לא. ביום שתחליטו לקחת את הספר הזה ולסיימו, תחושו סוג של הקלה. הרבה סייקלים פתוחים גורמים לנו לנוע באיטיות. המחשבה יותר איטית וכן הביצועיות שלנו. זה בדומה למחשב שפתוחות אצלו המון תוכנות וחלונות והוא מתחיל להיתקע ולהגיב בצורה איטית. מה שאתם צריכים לעשות זה לעמוד על המשמר, ולוודא שאתם מתחילים משהו, לוודא שאתם גם סוגרים אותו. השלב הראשון שלכם יהיה לקחת דף ולרשום את כל הסייקלים הפתוחים שיש לכם ולמצוא מקום בלו"ז על מנת לטפל בהם.
2. רשימה שלישית - בנוסף לרשימה השבועית והיומית. אפשר להוסיף רשימה נוספת, רשימה חודשית. שם תרשמו משימות נוספות גם לשבועות הבאים וכן משימות גדולות (שיקח חודש לבצע) וכמובן לפרק אותם ולהציב ביומן לאורך חודש ימים. (כמובן גם ביומן שבטלפון ובמחשב).
3. רשימה רביעית - רשימה זו לא יכול להיות ארוכה, לרוב 2-3 משימות. אבל כל משימה בצבע. אפשר גם לפרש את המשימות הללו כיעדים שאליהם תרצו להגיע בעוד שנה. למשל: לסיים את הלימוד, להגדיל את פעילות החברה בעוד X אחוזים, לקנות בית וכו... כמובן שגם כאן יהיה עליכם לפרק למשימות ולמצוא זמן לתת למשימות ולהתמיד עד להגשמת היעד שלכם.
4. ניתוח ניהול הזמן שלכם - כל סוף שבוע, שאתם בונים את הרשמיה השבועית. תעברו ביומן שלכם על השבוע שעבר. תראו מה עשיתם בזמן ומה לא עמדתם בזמן ואולי לא סיימתם. למדו מה אפשר לעשות על מנת לשפר. אם עובד שלכם היה חולה או אתם הייתם חולים ולכן לא סיימתם את המשימה. זה קורה וזה בסדר. אבל אם זה משהו כמו: "לא הספקתי כי לא היה לי זמן" כנראה שלא ניהלתם את הזמן נכון. בדקו איפה הלך לכם זמן שגרם לכך או אולי העמסתם על עצמכם יותר מדיי.
5. תסמונת הטלפונים והמיילים - זהו אחד הגורמים לאיבוד זמן. שאתם במהלך משימה ופתאום שולחים לכם הודעה, או קיבלתם מייל. משום מה יש נטיה לעזוב הכל ולגשת למייל או לטלפון ולענות. יש כאלה שאמרו לי כי אם הם לא יתייחסו להודעה או למייל זה יציק להם בראש ולא יוכלו להתרכז. ואני דיי מבין אותם, אבל ברמות של ניהול זמן גבוהות. צריך להיות בין משימה למשימה זמן לענות למיילים ולחזור לטלפונים. והצורך האובססיבי של לענות יעבור לכם בשלב מסויים, אם תיישמו את זה כמובן. אתם תראו כי אתם משתפרים פלאים בעמידה ביעדים שלכם ומתקדמים במהירות בכל משימה ומשימה.

בהצלחה!!

 

 

כלים לניהול זמן

להלן מספר כלים ואפליקציות לשיפור ניהול המשימות והזמן שלכם.

 

Trello -      

בתוכנה הזו אפשר לנהל משימות בצורה יעילה גם לצוות וגם באופן אישי. אפשר גם לנהל כמה פרויקטים שרוצים ולצרף לכל פרויקט את הצוות שלו. תוכנה פשוטה ונוחה לשימוש.

אפשר גם לפרק כל משימה לתתי משימות:

יש עוד המון אפשרויות בתוכנה והיא באמת אחת הנוחות שנתקלתי בהן (אולי יהיה פוסט מקיף יותר של TRELLO).

אפשר גם להוריד את האפליקציה של הטרלו לטלפון ולהתעדכן מכל מקום בכל רגע.

 

היומן של גוגל - 

אם אין לכם חשבון גוגל זה הזמן לפתוח חשבון. שם תקבלו את GOOGLE CALENDAR שיעשה לכם סדר בחיים. היומן מסתנכרן כמובן עם אפליקציית היומן של גוגל כך שהיומן שלכם מעודכן בשני המכשירים ותמיד יתריע לכם וישאיר אתכם מעודכנים.

 

 

 

ASANA - 

 

תוכנה זו יותר מזכירה יותר גאנט. היא מורכת ביחס לטרלו אבל אם לומדים לעבוד איתה היא עושה לכם חיים קלים. אפשר לנהל בעזרתה המון משימות ולראות את ההתקדמות שלהם. גם נותנת סטטיסטיקה של קצב עבודה של כל אחד מאנשי הצוות. אפשר לראות כמה זמן לקח ביצוע כל משימה ועוד המון פיצרים מעולים לניהול משימות כמו יומן משותף עם הצוות, תגובות והתכתבויות וכו...